업무 일정 유형: 팀에 적합한 방식을 찾는 방법

팀은 모든 프로젝트에서 가장 중요한 부분입니다. 팀원의 업무와 시간은 프로젝트 목표를 달성하고 비즈니스 성장을 촉진하는 데 필수적입니다. 그리고 팀의 시간을 효과적으로 관리하면 각 팀원이 최고의 역량을 발휘할 수 있도록 지원할 수 있습니다. 

바로 이럴 때 업무 일정이 도움이 될 수 있습니다. 업무 일정을 적절하게 수립하면 팀의 업무 가능 여부를 최대한 활용할 수 있으며 프로젝트나 비즈니스가 성공하는 데 필요한 리소스를 확보할 수 있습니다.

업무 일정표란?

업무 일정은 팀이 근무할 특정 요일과 시간을 명시합니다. 이는 로드맵 역할을 하므로 팀원들이 언제 업무에 투입될 것으로 예상되는지 파악하고 누가 언제 근무하는지 명확하게 알 수 있습니다. 

업무 일정을 수립하는 방법은 여러 가지가 있습니다. 선택하는 일정 유형은 팀의 필요, 프로젝트 및 회사 목표, 고유한 조직 문화에 따라 달라집니다. 예:

• 웹 엔지니어링 팀은 직원이 근무 시간을 직접 설정할 수 있는 보다 유연한 풀타임 일정을 사용할 수 있습니다.

• 고객 서비스 팀은 24시간 지원을 제공하기 위해 교대 근무를 할 수 있습니다. 

현지 또는 국가 차원의 법적 제약 및 절차적 요건이 있을 수 있으므로 근무 일정에 변경 사항을 적용하기 전에 항상 내부 법무팀 및 HR팀과 상의하세요.  

아래에서 팀의 워크플로에 적합한 근무 일정을 찾기 위해 근무 일정의 유형을 살펴보겠습니다.

기본 업무 일정

기본 일정 유형은 근무 시간의 수에 따라 순수하게 구분됩니다. 일반적으로 기본 근무 일정은 팀원이 매주 동일한 시간 동안 근무한다는 것을 의미합니다. 그렇지만 언제든지 정규직 또는 비정규직 주간 일정을 맞춤 설정하여 유연성을 더하거나 특정 비즈니스 요구를 충족할 수 있습니다. 

정규직 업무 일정

풀타임 근무 일정은 일반적으로 월요일부터 금요일까지 매주 약 40시간을 포함하지만, 국가마다 풀타임 근무를 다르게 정의할 수 있습니다. 

• 예: 아이슬란드, 스코틀랜드, 벨기에와 같은 국가에서는 주 4일 근무제를 도입했습니다. 

파트타임 업무 일정

파트타임 근무 일정은 (짐작하셨겠지만) 풀타임 근무 일정보다 근무 시간이 더 적습니다. 이를 통해 많은 여유 시간을 확보할 수 있습니다. 

• 예: 파트타임 직원은 주당 2시간 또는 주당 25시간 근무할 수 있습니다. 

유연한 업무 일정

유연 근무 일정은 원격 팀에서 흔히 사용됩니다. 실제로 직원의 35%가 유연한 근무 시간 접근 방식이 원격 근무 시 워라밸을 개선하는 데 매우 중요하다고 답했습니다.

유연한 근무 일정은 팀원들이 생산성이 가장 높은 시간에 업무를 수행하고 개인 일정에 맞춰 근무 시간을 조정할 수 있는 여지를 제공합니다. 이를 통해 워라밸을 개선하고, 몰입 상태를 높이며, 이른 아침이나 저녁에 업무 효율이 높은 사람들에게 필수적인 집중 시간을 제공할 수 있습니다.

다음은 가장 일반적인 유형입니다. 

유연 근무제

이 옵션은 팀원들이 사무실에 있거나 온라인 상태로 업무에 참여할 수 있는 '핵심 근무 시간'(예: 오전 11시~오후 3시)을 설정합니다. 핵심 근무 시간 이외에는 팀이 각자의 일정에 따라 업무를 수행할 수 있습니다. 

• 예: 여러분은 오전 7시부터 오후 3시까지 근무하기로 결정할 수 있지만, 다른 팀원은 오전 10시부터 오후 6시까지 근무할 수 있습니다. 

연간 근무 시간

팀의 업무량이 크게 들쑥날쑥한 경우에 유용한 연간 근무 시간은 직원에게 매년 특정 총 근무 시간을 부여합니다. 일반적으로 각 업무 주에 몇 가지 핵심 근무 시간이 포함됩니다. 

• 예: 엔지니어링 팀은 대규모 출시를 앞둔 몇 주 동안 추가 근무를 할 수 있으며, 그 다음 주에는 근무 시간을 줄일 수 있습니다. 

압축 근무 일정

집중 근무제를 사용하면 팀원이 더 적은 일수로 근무 시간을 압축할 수 있습니다. 

• 예: 8시간씩 5일 근무하는 대신 10시간씩 4일 근무할 수 있습니다. 

프리랜서 업무 일정

프리랜서는 직원이 아니라 계약자이며, 일반적으로 자신의 필요에 맞는 일정에 따라 일할 수 있습니다. 대부분의 경우 프리랜서는 근무 시간에 따라 보수를 받는 것이 아니라 프로젝트가 완료되었을 때 보수를 받습니다. 

• 예: 한 작가는 오전 7시부터 11시까지 프리랜서 프로젝트를 위한 시간을 확보하고 오후에는 자신의 책을 집필하는 데 집중합니다.

하이브리드 업무 일정

하이브리드 근무 일정은 팀이 원격 근무 시간과 사무실 근무 시간을 번갈아 가며, 직원들에게 원격 근무의 유연성과 대면 협업의 이점을 모두 제공하는 일정입니다. 

• 예: 소규모 브랜드 디자인 팀은 수요일에 사무실에서 모임을 갖고 해당 주간의 나머지 요일에는 재택근무를 합니다.  

교대 근무 일정

교대 근무 일정은 보다 체계적인 접근 방식을 제공합니다. 이 방식은 근무 시간이 일반적이지 않은 팀에서 가장 많이 사용됩니다. 예를 들어, 24시간 지원을 제공하는 고객 서비스 팀이나 이른 아침에 식사를 준비해야 하는 조리 팀이 이에 해당합니다. 

순환 교대 근무 일정

이러한 유형의 교대 근무 일정은 직원들이 교대로 근무하여 비즈니스가 하루 24시간 운영될 수 있도록 합니다. 

• 예: 일부 팀원은 낮에 근무하고, 다른 팀원은 이른 아침이나 야간에 근무할 수 있습니다. 

분할 교대조 일정

이 일정 유형은 직원의 교대 근무를 두 부분으로 나눕니다. 

• 예: 팀원이 아침에 근무 교대 근무를 위해 출근 체크인을 하고 퇴근 체크아웃을 한 후 저녁에 다른 교대 근무를 위해 다시 출근할 수 있습니다. 

당직 업무 일정

직원이 대기 근무 중일 때는 필요할 때 근무할 수 있습니다. 일반적으로 정상적인 교대 근무를 한 후 퇴근한 후에도 대기 상태를 유지합니다. 대기 근무 교대 근무는 일반적으로 특정 요일에 팀원들끼리 돌아가며 수행하므로, 한 사람이 항상 대기 상태에 있을 필요는 없습니다. 

• 예: 직원이 오전 9시부터 오후 5시까지 근무하고, 퇴근 후에는 교대 근무 인원이 부족하거나 비상 상황이 발생할 경우를 대비해 대기 근무를 합니다. 

모든 근무 일정 유형의 경우, 직원 계약 및 현지 법률에 따라 어떤 것이 가능한지 항상 내부 팀과 상의하세요. 업무 일정 변경에 대해 직원과 상의하고 사전에 통지하는 것이 항상 좋습니다. 많은 국가에서 이는 필수 사항입니다. 

또한, 미국 이외의 국가에서는 일반적으로 고용 계약에 팀원이 근무할 요일과 시간이 명시되어 있습니다. 변경하기 전에 항상 내부 인사팀 및 법무팀과 상의하세요.

8단계로 업무 일정을 생성하는 방법

다음 단계를 따라 팀을 성공으로 이끌 맞춤형 근무 일정을 만들어 보세요.  

1. 요구 사항 및 리소스 파악하기

일정 관리를 시작하기 전에 팀이 담당할 업무 범위와 함께 업무에 사용할 수 있는 리소스를 파악하세요. 이렇게 하면 프로젝트 목표를 현실적으로 달성할 수 있는 방식으로 팀의 시간을 계획할 수 있습니다.

팀이 급여를 받는 직원들로 구성되어 있다면 팀에 몇 명의 직원이 있는지, 일반적으로 근무하는 시간, 예정된 휴가 또는 휴가 기간을 파악하세요. 시급을 받는 팀 멤버나 계약자를 고용하는 경우, 프로젝트 예산을 검토하여 매주 직원이나 계약자에게 얼마만큼의 시간을 지불할 수 있는지 파악하세요. 

2. 팀이 언제 업무를 수행해야 하는지 결정하기

비즈니스 또는 프로젝트의 필요에 따라 팀원이 특정 시간에 근무해야 할 수 있습니다. 팀에 가장 적합한 일정 유형을 결정하기 위해 다음 질문에 답해 보세요. 

• 팀이 하나의 시간대에서 영업 시간 내에 운영되나요, 아니면 팀이 서로 다른 시간대에 걸쳐 있나요? 후자의 경우, 시차를 고려하여 특정 시간에 회의를 잡아야 할 수 있습니다. 예를 들어, 일부 팀원은 유럽의 동료들과 회의를 하기 위해 태평양 표준시 기준 오전 8시에 온라인 상태여야 할 수 있습니다. 

• 정규 업무 시간 외에 대기 근무자가 필요한가요? 예를 들어, 소프트웨어 개발자 팀은 회사 웹사이트나 서버가 다운되는 경우에 대비해 당직자를 지정할 수 있습니다. 

• 팀이 일반적인 영업 시간 외에 업무를 수행하나요? 예를 들어, 24시간 고객 지원 팀은 교대 근무 일정을 사용하여 지속적인 고객 지원을 제공할 수 있습니다. 

• 하루, 연중, 월 중 다양한 시기에 어떤 유형의 업무 수요가 있을 것으로 예상하시나요? 예를 들어, B2B 기업은 연휴 기간에 매출이 감소할 수 있지만, 조리 관련 비즈니스는 매일 저녁 식사 시간에 매출이 증가할 수 있습니다. 

• 팀이 대면으로 만나야 하나요, 아니면 비동기식으로 일할 수 있나요? 그리고 대면이 필요한 경우, 이상적인 미팅 시간은 언제인가요? 보다 유연한 일정을 선택하는 경우, 이러한 질문은 팀의 '핵심 근무 시간'을 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

3. 각 교대조에 대한 요건을 나열합니다.

이제 팀이 언제 근무해야 하는지 파악했으니 각 교대 근무에 필요한 인력에 대해 생각해 보세요. 이렇게 하면 매일 리더십과 전문성의 이상적인 균형을 유지할 수 있습니다. 

시작하려면 다음과 같은 질문을 스스로에게 던져보세요. 

• 팀원들이 독립적으로 일할 수 있나요, 아니면 리더십 직책을 맡은 사람이 감독하거나 질문에 답할 수 있는 것이 도움이 되나요? 예를 들어, 간호사 팀에는 더 심각한 질병을 분류할 수 있도록 항상 교대 근무 중인 의사가 있어야 합니다.

• 어떤 유형의 전문성이 필요한가요? 예를 들어, 운영 팀은 오전 9시부터 오후 5시까지 리셉션니스트, 사무 관리자, IT 전문가와 같이 다양한 유형의 전문 지식을 갖춘 인력이 필요할 수 있습니다. 

• 특정 전문 지식을 갖춘 팀원이 다른 시간에 근무해야 하나요? 예를 들어, 이는 전 세계 여러 지역의 고객과 협력하는 영업팀에 적용될 수 있습니다. 한 명의 고객 관리자는 유럽의 고객을 만나기 위해 이른 아침에 온라인 상태일 수 있고, 다른 한 명은 아시아의 팀과 협업하기 위해 저녁 시간에 근무할 수 있습니다.  

인력 배치 계획 템플릿을 사용하여 업무 범위에 대한 요구 사항을 예측하고, 팀의 작업 수용량을 기록하고, 업무 일정을 확정할 때 일정 공백이 발생하지 않도록 할 수 있습니다.

4. 팀에 대해 알아보기

업무 일정을 최대한 효과적으로 만들려면 단순히 모든 사람의 가능 작업량을 요청하는 것 이상으로 나아가야 합니다. 

각 팀원에게 언제 업무를 하는 것을 선호하는지, 언제 가장 생산성이 높은지 (예: 아침에 가장 먼저 또는 하루를 마감할 때) 물어보세요. 이렇게 하면 각자가 잠재력을 최대한 발휘할 수 있도록 할 수 있으며 팀원이 선호하는 집중 시간에 팀 회의를 잡지 않을 수 있습니다. 

또한 각 팀원이 선호하는 협업 방식을 파악하세요. 예를 들어, 팀원들이 대면 미팅을 중요하게 생각하면서도 방해받지 않는 집중 시간이 필요하다면 핵심 시간을 정하고 유연한 일정을 수립하는 것이 좋은 방법일 수 있습니다. 

5. 일정을 만듭니다

이제 요구 사항과 팀의 선호 사항을 정리했으니 팀의 업무 일정을 수립하기 시작할 수 있습니다. 포함하는 형식과 세부 정보의 수준은 선택하는 일정 유형에 따라 달라집니다. 예를 들어, 교대 근무를 계획하는지 아니면 표준 9~5 근무를 계획하는지에 따라 달라집니다. 

하지만 모든 근무 일정 유형에 포함해야 할 핵심적인 구성 요소 몇 가지를 소개하겠습니다. 

• 각 팀원의 이름

• 근무가 예정된 날짜 및 시간

• 각 팀원이 담당하는 업무 유형

• 근무 장소(예: 사무실 근무 또는 원격 근무 여부)

위의 업무 일정은 전적으로 예시로 포함된 것이며 Asana의 업무 일정 정책을 나타내지 않습니다. 

초기 근무 일정의 초안을 작성한 후에는 법무팀 및 인사팀과 상의하여 근무 일정이 국가, 연방 및 주 규정을 준수하도록 하기 위해 취해야 할 조치에 대해 논의하세요. 

6. 변경 사항 반영

사람들은 아프기도 하고, 가족에게 갑작스러운 일이 생기기도 하며, 휴가를 즐기기도 합니다. 따라서 예기치 않은 일이 발생할 때 팀의 업무 일정을 어떻게 변경할지 계획하는 것이 중요합니다. 

팀의 업무 일정을 수립할 때 다음 사항을 고려하세요. 

• 병가: 누군가가 막바지에 휴가를 내야 할 때 어떻게 할지 결정하세요. 예를 들어, 대체 인력을 찾거나 긴급한 요청이나 문의를 처리할 담당자를 지정해야 할 수 있습니다. 또는 필요한 경우 팀원들이 서로 교대 근무를 할 수 있도록 허용할 수도 있습니다. 

• 계획된 휴가: 직원이 휴가를 요청하는 방법에 대한 명확한 가이드라인을 만드세요. 얼마나 미리 알려야 하는지 고려하세요. 예를 들어, 누군가가 일주일 이상 휴가를 내는 경우 더 일찍 알려야 할 수 있으며, 하루만 휴가를 내는 경우 덜 일찍 알려도 될 수 있습니다.

• 대체 인력 가용성: 팀의 대체 인력 가용성을 사전에 문서화하고 특정 비즈니스 또는 프로젝트의 필요에 따라 보조 담당자를 지정합니다. 이렇게 하면 병가 및 계획된 휴가로 인해 공석이 된 교대 근무를 대체해야 할 때 참고할 수 있습니다. 비즈니스 연속성 계획에서 지속적인 업무 대체 인력을 공유할 수 있습니다. 

7. 일정 공유

업무 일정이 효과를 발휘하려면 모든 팀원이 액세스할 수 있어야 합니다. 팀의 업무 일정을 공유하면 팀원들이 효율적으로 협업하는 데 필요한 명확성을 확보할 수 있습니다. 이를 통해 언제든지 요청과 질문을 받을 수 있는 사람이 누구인지 알 수 있으며, 근무 시간이 아닌 팀원에게 경계를 설정할 수 있습니다. 

간단한 Excel 템플릿부터 더 강력한 프로젝트 관리 소프트웨어에 이르기까지 업무 일정을 만들고 공유하는 데 사용할 수 있는 다양한 툴이 있습니다. 

Asana에서 업무 일정을 만들면 어떤 이점이 있나요?

Asana와 같은 툴을 사용하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 일원화된 정보 소스에서 정보를 쉽게 공유하여 팀이 최신 버전의 일정을 확인할 수 있도록 할 수 있습니다. 

• 팀 멤버는 자신의 가용 시간을 쉽게 업데이트하고 실시간으로 메모를 공유할 수 있습니다. 

• 목록, 보드, 캘린더 또는 타임라인 옵션을 포함한 다양한 프로젝트 보기로 팀의 업무 일정을 시각화할 수 있습니다.

8. 피드백 요청하기

처음으로 작성하는 업무 일정은 완벽할 필요가 없습니다. 사실, 팀의 일정을 지속적으로 조정하고 개선할 수 있으며, 피드백을 수집하는 것은 이 프로세스의 필수적인 부분입니다.

예를 들어 매월 또는 매분기 말과 같이 팀으로부터 의견을 요청하는 정기적인 주기를 설정하세요. 이렇게 하면 팀의 업무 일정을 계속해서 맞춤 설정하고 각 팀원이 잠재력을 최대한 발휘하여 집중하고 협업할 수 있도록 지원할 수 있습니다. 

업무 일정이 팀에 어떤 도움이 되나요?

업무 일정을 통해 팀이 최고의 역량을 발휘할 수 있도록 지원할 수 있습니다. 그럼 방법을 알려드리겠습니다. 

• 생산성 향상: 사람마다 생산성이 높은 시간이 다를 수 있습니다. 예를 들어, 어떤 사람은 아침 시간에 몰입 상태에 도달할 수 있지만, 어떤 사람은 저녁 시간에 더 잘 일할 수 있습니다. 업무 일정을 통해 팀원들이 선호하는 시간을 파악하여 생산성이 가장 높은 시간에 업무를 수행할 수 있습니다.

• 팀의 강점 살리기: 팀원마다 역량이 다릅니다. 예를 들어, 한 사람은 외향적이고 고객과의 커뮤니케이션에 능숙할 수 있지만, 다른 사람은 비공개적인 조율에 탁월할 수 있습니다. 일정을 수립할 때 이러한 차이점을 염두에 두면 팀의 강점이 잘 균형을 이루도록 할 수 있습니다.

• 명확성 확보: 팀과 업무 일정을 공유하면 누가 언제 근무하는지 모두가 알 수 있습니다. 이렇게 하면 팀원들이 언제든지 누가 도움을 줄 수 있는지 항상 파악할 수 있습니다. 그리고 직원들이 근무하지 않을 때 팀 전체가 이를 알 수 있으므로 직원들은 완전히 업무에서 벗어날 수 있습니다. 

• 시간 절약: 업무 일정을 수립하는 데 처음에는 더 많은 시간이 소요될 수 있지만, 미래의 나는 지금 내 자신에게 감사할 것입니다. 휴가 요청 가이드라인과 함께 일관된 일정 수립 프로세스를 수립하고 나면, 업무 조정과 막바지 조정에 소요되는 시간이 줄어듭니다. 

• 비용 추적: 미국에서 흔한 것처럼 팀원들이 시간당 급여를 받는 경우, 업무 일정을 사용하면 비용을 효율화하고 프로젝트 예산 내에서 지출을 유지할 수 있는 간편한 방법이 됩니다. 이를 통해 직원이나 계약자의 근무 시간을 관리하고 비용이 많이 드는 과도한 일정 배정을 방지할 수 있습니다. 또한, 일정이 부족한 상황을 방지하고 인력 부족이 발생하지 않도록 할 수 있습니다. 

• 규정 준수: 팀원이 근무하는 시간에 따라 최소 휴식 시간, 식사 시간 또는 초과 근무 수당과 같은 특정 복리후생을 받을 수 있습니다. 업무 일정을 사용하여 직원 근무 시간을 관리하면 미국의 공정 노동 기준법(FLSA) 이나 유럽의 근무 시간 요건과 같은 국가, 연방 및 주 법률 및 규정을 준수하는 데 도움이 될 수 있습니다. 새로운 업무 일정을 제안하기 전에 반드시 법률 자문과 상의해야 합니다. 

업무 일정 템플릿을 사용하여 자신 있게 계획하세요

업무 일정을 적절하게 수립하면 팀의 강점을 살리고 각 팀원이 가장 생산적일 수 있도록 해줍니다. 팀 전체에 근무 일정을 공유하면 모든 사람이 특정 시점에 어떤 팀원이 근무 가능한지, 누가 무엇을 담당하는지, 누가 휴무인지 명확하게 파악할 수 있습니다.