Шаблон оценки эффективности: бесплатная форма и примеры

Оценки эффективности не должны вызывать стресс. С помощью правильного шаблона можно превратить аттестации в продуктивные обсуждения, ориентированные на будущие цели, а не на прошлые ошибки. Из этого руководства вы узнаете, как создать шаблон оценки эффективности, который обеспечивает упорядоченность, снижает уровень беспокойства и способствует развитию вашей команды.

Что такое оценка эффективности?

Оценка эффективности — это официальный процесс проверки, используемый для оценки участников команды на основе их прошлой работы и предоставления обратной связи для достижения успеха в будущем. Оценка, также называемая аттестацией, обычно проводится ежеквартально, раз в полгода или ежегодно. Во время аттестации руководители оценивают компетенции, обсуждают конкретные примеры сильных сторон и областей, требующих улучшения, а также ставят цели на следующий период.

Оценки эффективности как самооценки

Оценки эффективности дают участникам команды возможность расти. Они открывают возможности для обсуждения вклада каждого сотрудника и того, как он может продолжать развиваться на своей должности.

Многие шаблоны оценки эффективности включают раздел самооценки. Это позволяет сотрудникам взять на себя ответственность за собственное развитие, рассказывая о своих успехах и целях. Вы можете начать оценку с вопроса о том, что, по мнению сотрудника, у него получается хорошо и что он хотел бы улучшить.

Зачем нужен шаблон оценки эффективности

Использование стандартного шаблона для оценок работы делает процесс справедливым и одинаковым для всех. Он обеспечивает чёткую структуру, благодаря которой каждая оценка будет целенаправленной, завершённой и максимально объективной.

Ниже приведены основные преимущества использования шаблона оценки эффективности.

• Обеспечение единообразия: гарантируйте, что каждый работник оценивается по одним и тем же критериям, что способствует справедливости и снижает предвзятость во всей организации.

• Экономия времени: предоставьте руководителям готовый к использованию формат, чтобы они могли сосредоточиться на предоставлении качественной обратной связи, а не на создании документов с нуля.

• Улучшение документирования: ведите чёткие, упорядоченные записи об обсуждениях эффективности, целях и планах развития для использования в будущем.

• Чёткая формулировка ожиданий: помогите работникам понять, как именно будет проводиться оценка, чтобы снизить уровень беспокойства и стимулировать открытый диалог.

• Содействие развитию: предоставьте структурированный способ распознавания сильных сторон, возможностей для улучшения и перспектив карьерного роста.

Как составить оценку эффективности?

Шаблон оценки эффективности может помочь вам подготовиться к процессу оценки, предоставив стандартизированный формат, которому нужно следовать. Убедитесь, что участники вашей команды заранее ознакомились с шаблоном, чтобы знать, о чём пойдёт речь в ходе обсуждения. Ознакомьтесь с нашим шаблоном оценки эффективности работников, который поможет вам проводить справедливые и продуктивные обсуждения.

1. Определите ключевые компетенции

Ваш шаблон оценки эффективности должен соответствовать потребностям вашей команды, но также важно сохранять его единообразие в целях обеспечения справедливости. Подумайте, какие навыки и качества наиболее важны для всего вашего отдела.

К числу ключевых компетенций, по которым можно оценивать эффективность сотрудников на различных должностях в команде, относятся:

• Знание профессиональных навыков

• Качество/количество работы

• Навыки работы с клиентами

• Посещаемость

• Инициативность

• Инклюзивность

Кроме того, в форму оценки можно добавить раздел для постановки конкретных целей и проведения более подробных обсуждений.

Подсказка: добавьте подкомпетенции в каждую категорию, чтобы сделать оценку более подробной. Например, в раздел «Качество/объём работы» можно включить следующие пункты: ищет способы повысить качество, выполняет все обязанности, достигает целей и соблюдает дедлайны.

2. Выберите шкалу оценок

Выбрав компетенции для шаблона оценки, определитесь со способом оценки участников вашей команды. Шкала оценок полезна в двух основных аспектах:

1. Она обеспечивает общий язык для обсуждения успехов и сильных сторон в сравнении с областями возможностей.

2. Она даёт возможность оглянуться назад и увидеть карьерный рост участников команды.

Старайтесь не использовать числовую шкалу. Это помогает участникам команды сосредоточиться на своих навыках и развитии, а не просто на оценке.

Пример оценочной шкалы:

• Превосходят ожидания

• Часто превосходят ожидания

• Стабильно соответствуют ожиданиям

• Нуждается в развитии

Убедитесь, что все понимают, что означает каждая оценка. Например, люди могут по-разному понимать фразу «стабильно соответствует ожиданиям», поэтому чёткие определения помогут всем вести более качественное и продуктивное обсуждение.

3. Установите цикл оценки

Выбор цикла оценки позволяет вам и вашей команде знать, сколько времени у вас есть на подготовку между аттестациями. Обычно циклы составляют несколько месяцев или год, и в вашей компании, возможно, уже есть установленный график.

Некоторые периоды оценки лучше подходят для краткосрочных целей, а другие — для долгосрочных. После того как вы определите цикл оценки, важно придерживаться его, чтобы все знали, чего ожидать в будущем.

Совет: вы также можете воспользоваться временем между циклами оценки, чтобы понаблюдать за работой сотрудников в действии и предложить им возможности для профессионального развития.

4. Составьте список вопросов

Когда шаблон оценки эффективности будет готов, вы сможете приступить к подготовке к встречам «один на один» с членами своей команды. Вот несколько вопросов, которые вы можете задать:

• Что дало вам повод для гордости в этом квартале?

• Какие цели вы достигли? Какие цели не были достигнуты?

• На каких двух или трёх аспектах вы можете сосредоточиться в следующем квартале, чтобы способствовать своему профессиональному росту?

Чтобы сделать оценочные совещания менее напряжёнными, используйте один и тот же набор вопросов для всех.

Совет: выбирайте вопросы, которые помогают сотрудникам проанализировать свой прогресс и цели. Эти обсуждения позволяют им говорить о трудностях и отмечать свои достижения.

5. Заранее делитесь вопросами

Лучший способ подготовить участников команды к совещанию по оценке эффективности — заранее сообщить им о его проведении и о том, чего они могут ожидать. Если вы заранее поделитесь подготовленными вопросами, у всех будет время подумать над ними и осмыслить их.

Вы также можете рассказать им о формате аттестации, чтобы они получили представление о том, как будет проходить обсуждение.

Совет. Помимо того, что вы делитесь вопросами с участниками команды, вы можете дать им понять, чего ожидать, спрашивая об их достижениях в период между циклами оценки.

6. Проведите обсуждение

Выделите специальное время для оценки эффективности вне ваших обычных совещаний. Запланируйте индивидуальные встречи с каждым участником команды продолжительностью 30–45 минут. По возможности предупредите участников команды примерно за неделю, чтобы они могли подготовиться.

Совет. Не забудьте спросить мнение участников команды во время обсуждения. Помимо стандартных вопросов о результатах работы в прошлом и целях на будущее, попросите их высказать мнение о вашем стиле руководства или корпоративной культуре.

7. Создайте процесс постановки целей

Вопросы, которые вы задаёте участникам команды во время аттестации, должны перетекать в сеансы постановки целей. Когда вы завершаете процесс оценки эффективности постановкой цели, у сотрудников появляется чёткое представление о том, над чем им нужно работать в период между оценками. Два варианта постановки целей — это SMART-цели и OKR:

SMART-цели:

• Specific — конкретными

• Measurable — измеримыми

• Achievable — достижимая

• Realistic — реалистичная

• Ограниченные по времени

OKR:

Цель 1

• Ключевой результат 1

• Ключевой результат 2

• Ключевой результат 3

После того как вы укажете сотрудникам направление, позвольте им самим определять свои цели, а сами выступайте в роли координатора.

Совет. Когда вы отходите на второй план в процессе постановки задач, сотрудники чувствуют больший контроль над своим будущим развитием.

8. Будьте открыты для обратной связи

Всегда спрашивайте участников команды об их мнении о вашей работе в качестве руководителя, чтобы и дальше удовлетворять их потребности. Иногда участники команды не чувствуют себя комфортно, давая честную обратную связь на индивидуальной встрече. Поэтому, если вы хотите получить искренние ответы, попробуйте запросить обратную связь анонимно:

• Отправьте анонимный опрос

• Создайте физический или виртуальный ящик для комментариев

• Проведите совещание по сбору отзывов от команды

Подчеркните, что вы открыты для любой обратной связи от участников команды, будь то положительные отзывы или конструктивная критика.

Совет. Если у вас возникают трудности с поиском способов получения обратной связи от команды, спросите своих коллег, какие методы они используют. Возможно, другие руководители смогут поделиться своими стратегиями и идеями для шаблонов оценки.

Шаблон оценки эффективности и пример

Ниже приводится заполненный пример того, как может выглядеть шаблон оценки эффективности. Вы можете предложить этот шаблон в качестве инструмента самооценки для участников команды, что должно послужить поводом для содержательного обсуждения их прогресса в работе и целей на будущее.

Ниже вы можете скачать пустой вариант этого шаблона оценки эффективности, чтобы адаптировать его под свою компанию и отдел.

Типы шаблонов оценки эффективности работников

Разные ситуации требуют разных форматов оценки. Вот краткий обзор наиболее распространённых шаблонов оценки эффективности:

Простой шаблон оценки эффективности

Простая оценка эффективности — это важный инструмент для любого специалиста по персоналу или руководителя команды. Она предназначена для оптимизации процесса оценки за счет сосредоточения внимания на ключевых показателях эффективности (КПЭ) и основных компетенциях.

Этот шаблон удобен для проведения плановых оценок и является отличной отправной точкой для тех, кто только начинает заниматься оценкой эффективности.

Пример. Специалист по продажам может оцениваться по конкретным ключевым показателям эффективности (КПЭ), таким как объем продаж и удовлетворенность клиентов, что обеспечивает четкие показатели для оценки и обсуждения.

Форма самооценки

Форма самооценки побуждает работников анализировать свою эффективность. Эта форма позволяет сотрудникам оценивать свою работу, отмечая свои достижения и определяя области для улучшения.

Пример: разработчик программного обеспечения может использовать форму, чтобы проанализировать свои завершенные проекты, повышение квалификации в области программирования и вклад в командную работу.

Интегрировав самооценки в форму оценки эффективности, вы можете способствовать формированию культуры самосознания и непрерывного развития.

Шаблон оценки коллегами

Шаблон оценки коллегами способствует развитию процесса совместной оценки, в рамках которого работники могут предоставлять обратную связь о результативности своих коллег. Оценки коллег дополняют традиционные формы оценки эффективности, позволяя глубже понять вклад работника в работу команды.

Пример: графический дизайнер может получить обратную связь от коллег о своей креативности, способности соблюдать дедлайны и совместной работе над командными проектами.

Шаблон оценки «30-60-90»

Шаблон оценки «30–60–90», предназначенный для новых сотрудников, устанавливает четкие важные этапы на первые 90 дней работы. Это гибкий инструмент, который помогает руководителям и работникам формировать взаимные ожидания и цели в отношении результативности.

Пример. Предполагается, что новый специалист по маркетингу изучит маркетинговую стратегию компании в течение первых 30 дней, внесет свой вклад в кампанию к 60-му дню и возглавит небольшой проект к 90-му дню.

Аттестация по методу 30-60-90 фокусируется на следующих аспектах:

• Качестве работы: оценка результатов в соответствии с требованиями к должности

• Соответствие должности: обеспечение соответствия должности должностной инструкции

• Карьерный рост: создание плана наставничества для долгосрочного развития

Шаблон для обратной связи по методу 360 градусов

Шаблон для обратной связи по методу «360 градусов» — это комплексный подход к оценке эффективности, который включает в себя обратную связь от руководителей, коллег, подчинённых и иногда клиентов. Такой целостный подход дает всестороннее представление о сильных сторонах работников и областях, требующих улучшения.

Пример: обратная связь по методу 360 градусов о руководителе команды выявляет низкий уровень навыков общения по сравнению с другими областями. Исходя из этого, для него разрабатывается план повышения эффективности, который включает в себя целевые семинары и сеансы наставничества, направленные на устранение недостатков.

Шаблон ежеквартальной оценки эффективности

Сосредоточенный на краткосрочных целях и достижениях, шаблон квартальной оценки эффективности позволяет чаще оценивать прогресс работника. Ежеквартальные оценки — это отличный способ поддерживать мотивацию работников и их соответствие стратегическому направлению компании.

Пример. Менеджера проекта можно оценить по его способности достигать важных этапов проекта, а цели на следующий квартал скорректировать с учётом последних результатов проекта и обратной связи.

Шаблон годовой оценки эффективности

Шаблон ежегодной оценки эффективности содержит всесторонний обзор результатов работы сотрудника за год. Это возможность проанализировать долгосрочные достижения, поставить цели на будущее и обсудить возможности карьерного роста.

Включение обратной связи из этого шаблона в следующую оценку эффективности обеспечивает постоянное улучшение и эффективное управление результативностью.

Пример: Работник, который в течение всего года стабильно выполнял свои планы продаж, получает признание этого достижения, а также обсуждает области для дальнейшего роста, такие как более высокие показатели или новые обязанности.

В чём заключается важность оценки эффективности

Оценки эффективности важны как для руководителей, так и для участников команды, поскольку, когда работа становится напряжённой, общение может страдать. Участникам команды необходимо запланированное время для личной обратной связи, чтобы не сбиваться с пути и развиваться.

Оценки эффективности могут дать следующие преимущества:

Для руководителей:

• Служат источником информации для методов найма

• Предоставляют обратную связь о стиле управления

• Предоставляют актуальную информацию о благополучии участников команды

Для участников команды:

• Улучшает общение с руководством

• Обеспечивает безопасное пространство для решения проблем

• Предоставление обратной связи по результативности отдельных сотрудников

Хотя оценки эффективности могут вызывать нервозность, они также мотивируют и дают участникам команды ясность в отношении того, как улучшить свою работу. Со временем продуманные оценки эффективности укрепляют доверие и показывают членам вашей команды, что вы поддерживаете их и их карьерный рост.

Встречи один на один

Шаблоны оценки эффективности хорошо подходят для очных встреч, но, поскольку многие команды сейчас работают удалённо, онлайн-инструменты имеют решающее значение. Повестки виртуальных встреч один на один помогают вам оставаться на связи с участниками команды и создавать атмосферу психологической безопасности.

Регулярные встречи один на один закладывают основу для более продуктивных официальных оценок благодаря следующим факторам:

• Укрепление доверия: регулярные встречи демонстрируют вашу заинтересованность в успехе команды.

• Возможность давать обратную связь в неформальной обстановке: решайте проблемы на ранней стадии, прежде чем они перерастут в более серьёзные затруднения.

• Снижение тревожности перед аттестацией: когда обратная связь предоставляется постоянно, официальные оценки кажутся менее пугающими.

Воспринимайте встречи один на один как время, посвящённое вашему сотруднику. Выделите 30 минут, чтобы они могли обсудить то, что для них наиболее актуально, будь то поиск решений или просто отдых.

Повышайте качество оценки эффективности с помощью программного обеспечения для постановки целей

Программное обеспечение для постановки целей улучшает процесс оценки эффективности, помогая командам сосредоточиться на прогрессе, а не на прошлых результатах. С помощью Asana ваша команда будет регулярно получать актуальную информацию о своих целях, что снизит уровень стресса, когда придёт время оценки. Начните уже сегодня, чтобы связать ежедневную работу команды с важными целями.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах оценки эффективности